介绍

电子邮件或“电子邮件”被认为是格伦代尔社区学院学生的官方沟通方式，因为它以方便、及时和经济有效的方式传递信息。bob体育贴吧

政策声明

GCC指定的学生电子邮件帐户应是学院与所有在校生沟通的官方方式之一。学生负责所有通过学院指定的电子邮件账户发送给他们的信息。如果一个学生选择转发他们的大学电子邮件帐户，他或她负责所有信息，包括附件，发送到任何其他电子邮件帐户。

为了确保所有学生都能获得这种重要的交流方式，GCC将为每个注册学生提供一个学院电子邮件帐户。这些帐户的主要目的是确保教师和工作人员有一个标准化的渠道与学生进行必要的沟通。学校发给所有学生的官方通知将包括重要日期的提醒，如支付学费和杂费的截止日期，申请毕业等。学生有责任定期查看他们的官方学生电子邮件，并阅读与大学相关的通信。此外，格伦代尔社区学院的政策是只回复来bob体育贴吧自指定GCC学生电子邮件地址的学生电子邮件。
请注意:任何机密信息都不会通过电子邮件发送给学生。学生可以通过电子邮件向学院门户网站咨询有关任何行动的问题(缓刑通知，停学，纪律处分等)。(请同时参阅本文件第4页的“私隐”部分。)

学生的义务
这项学生电子邮件政策的实施对每个学生都有一定的义务。

a)学生明白他们已经通过参加GCC获得了一个学院电子邮件帐户。

b)学生应遵守本程序，正确使用电子邮件

c)学生应负责地管理他们的电子邮件帐户，经常和一致的基础上(即存档附件，删除旧邮件等)。

d)学生们明白，在某些情况下，学院将不得不以传统邮件作为电子通讯的补充。

大学的义务

这项学生电子邮件政策的实施给学院和员工带来了一定的义务。

a)学院绝不会将学生的电子邮件地址出租或出售给任何广告商。
b)学院将在校园内提供具有互联网功能的计算机(如开放计算机实验室)。
c)电子邮件不应成为通知任何法律诉讼的唯一方式。
d)通过邮件列表发送的电子邮件必须遵守学院的大众传播政策。

的指导方针
学生电子邮件政策提供了关于电子邮件作为与学生沟通的官方手段的以下方面的指导方针。

1.正确使用学生电子邮件:
所有电子邮件的使用都将符合学院的其他政策，包括董事会政策3720(计算机网络使用)和相关行政法规3720(在格伦代尔社区学院使用信息技术资源)。bob体育贴吧

2.学生邮件分配
学院官方电子邮件帐户将在注册时自动为所有注册学生创建。除非学生另有要求，正式电邮地址将会是学生的资料目录。

• 电子邮件地址将使用名字的第一个字母，姓氏的前6个字母和学号的最后3位数字来配置。

• 如果一个学生没有连续三个主要学期注册，该用户帐户将被删除。

3.学生使用电子邮件的期望
学生应经常和一致地阅读并适当地回复GCC官方电子邮件。该学院建议每天查看电子邮件，因为某些交流可能变得至关重要。

4.大学使用电子邮件
电子邮件是格伦代尔社区学院内部官方交流的一种机制。bob体育贴吧学院希望学生能够及时打开并阅读这些通信。官方电子邮件通信仅用于满足校园社区的学术和行政需求。

5.教师使用电子邮件
教师将决定如何在课堂上使用电子通信形式(如电子邮件)，并将在课程大纲中详细说明他们的要求。这项官方学生电子邮件政策将确保所有学生都能遵守教师指定的基于电子邮件的课程要求。因此，教师可以假设学生的官方电子邮件账户被侵入了，因此他们可以使用电子邮件上课。

6.重定向学生电子邮件
GCC指定的电子邮件地址将是GCC员工/教师与学生交流使用的地址。将发送到GCC学生官方电子邮件地址的邮件重定向(自动转发)到其他地址的学生自行承担风险。由于重定向导致的电子邮件丢失并不免除学生与发送到他/她的官方GCC电子邮件地址的通信相关的责任。学院不负责处理外部供应商的电子邮件。

7.机密信息的身份验证。
任何使用官方电子邮件地址的用户冒充学院办公室、教职员工或学生都违反了学院政策，包括学生行为准则。为了最大限度地降低这种风险，一些机密信息可能只能通过学生自助服务Web访问获得，这是有密码保护的。在这种情况下，学生将收到电子邮件，将他们引导到学生自助服务网站访问(MyGCC)，在那里他们只需要提供学生ID和个人识别码就可以访问机密信息。机密信息不会在邮件中显示。

8.隐私
电子邮件用户在使用电子邮件交流机密或敏感事项时应格外谨慎，不应认为电子邮件是私人和机密的。特别重要的是，用户要注意只向预期的接收者发送消息。在电子邮件通信中使用“reply”命令时应特别小心，因为许多邮件列表被配置为将回复发送给整个列表，而不仅仅是给定消息的作者。

• 学生记录的保密性受到1974年《家庭教育权利和隐私法》的保护。所有电子邮件的使用，包括敏感或机密信息的使用，都将符合FERPA的规定。

9.更改学生电子邮件政策的名称
更改姓名将影响您的学生电子邮件地址。如果您要求更改名称，则在学期末将创建一个新的电子邮件地址。
继续检查您现有的电子邮件帐户，直到您收到新电子邮件地址的通知。

政策评估
大学计算机协调委员会将根据需要审查这一政策。

2017年1月10日经学院执行委员会批准
2016年12月15日修订批准